Mal ährlisch, wer ärgert sich nicht gelegentlich über Signaturen in Outlook. Mitunter scheinen die verrückt zu spielen. Da wird aus fett formatiertem Text normaler Text oder aus der Schriftart “Arial” wird plötzlich “Times New Roman” oder “Courier New”. Warum das passiert und was dagegen zu tun ist, werde ich hier mal abarbeiten.
Merke Nr. 1: Outlook verwendet immer die Signatur, die zum Format der jeweiligen E-Mail passt.
Wenn zum Beispiel eine neue Nachricht im HTML-Format erstellt wird, ist auch die Signatur im HTML-Format. Dieser Fall ist optimal – sogar Grafiken können in die Signatur einfliessen. Wenn aber eine Nachricht im reinen Textformat erstellt wird, ist auch die Signatur reiner Text ohne jegliche Formatierung. Da spielt es keine Rolle, wie aufwendig die Signatur gestaltet ist, und Grafiken entfallen komplett. Im Textformat gibt es bekanntlich nicht einmal Fett- oder Kursivschrift.
Bei neuen E-Mails ist es ja nicht weiter tragisch, denn man bestimmt schließlich selbst, in welchem Format sie erstellt wird. Problematisch wirds vor allem bei E-Mail-Antworten oder Weiterleitungen.
Merke Nr. 2: Outlook verwendet hier immer das Format der Originalnachricht.
Wenn man also auf eine E-Mail antwortet, die im Textformat geschickt wurde, ist auch die Antwort im Textformat. Es ist dabei völlig egal, welches Format man als Standard für neue E-Mails eingestellt hat.
Dass es überhaupt verschiedene Signaturen für HTML- und Textnachrichten – nö-nö! sogar noch eine weitere für Nachrichten im RTF-Format – gibt, ist doch leicht gaga. Dazu kommt noch, dass sich in Outlook nur die HTML-Signatur bearbeiten lässt. Die Text- und RTF-Signaturen leitet Outlook automatisch ab und legt sie als separate Dateien in seinem Signaturordner auf der Festplatte ab.
Die Tatsache, dass es für jedes Nachrichtenformat eine eigene Signatur gibt, erklärt, warum eine Signatur plötzlich unformatiert in einer E-Mail erscheinen kann. Das erklärt allerdings nicht, warum die Signatur in einer HTML-Mail womöglich andere als die vorgesehenen Schrifttypen oder Schriftauszeichnungen aufweist.
Tjoa, das wiederum hängt mit den Formatvorlagen zusammen, die in der E-Mail definiert sind. So kann es – genau wie in einem Word-Dokument – eine Formatvorlage namens “Standard” geben, die zum Beispiel die Schriftart für den Nachrichtentext festlegt. Wenn deine Signatur ebenfalls auf einer Formatvorlage “Standard” basiert, würde sich die Schriftart der Signatur automatisch an der Standard-Formatvorlage aus der E-Mail orientieren. Und das könnte dazu führen, dass anstelle von “Arial” plötzlich “Times New Roman” zum Einsatz kommt. Wie bereits erwähnt, treten derartige Probleme vor allem in Antworten oder Weiterleitungen auf, weil hier Formatvorlagen aus der Originalnachricht übernommen werden, auf die man keinen Einfluss hat. Kopfschütteln kann es aber auch bei der Formatierung in neuen E-Mails geben, insbesondere wenn Sie mit speziellen Designs oder Briefpapieren erstellt wurden.
Klar soweit? 
– …und wie wird diese Krankheit therapiert?
Damit Signaturen immer so bleiben, wie sie definiert wurden, sind individuelle Formatvorlagen für alle Signaturbestandteile erforderlich. Dafür wird die entsprechende Signaturdatei direkt in Word bearbeitet. Je nach Outlook-Version sind dazu erstmal folgende Schritte erforderlich:
Outlook/Word 2010
- Im Outlook-Fenster Datei - dann Optionen anwählen.
- Zur Kategorie E-Mail wechseln.
- Klick bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste auf die Schaltfläche Signaturen.
Outlook/Word 2007, 2003 und 2002/XP:
- Im Outlook-Fenster Extras - dann Optionen anwählen.
- Wechsel auf die Registerkarte E-Mail-Format.
- Klick bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste auf die Schaltfläche Signaturen.
(In Kombination mit der Strg-Taste öffnet die Schaltfläche nicht das Dialogfenster zur Signaturdefinition, sondern den Windows-Explorer, in dem die Dateien aus dem Signaturordner von Outlook angezeigt werden. Ist noch keine Signatur vorhanden, natürlich nur auf Signatur klicken und eine neue Signatur erstellen).
Jetzt brauchen wir in diesem Ordner das HTML-Dokument mit dem Namen der zu bearbeitenden Signatur – beispielsweise eine Datei mit dem Namen “Meine Signatur.htm”. Den Dateinamen nun mit der rechten Maustaste anklicken und im aufklappenden Kontextmenü erst Öffnen mit und dann Microsoft (Office) Word wählen. Falls Word nach einer Konvertierungsmethode fragt, die Auswahl “HTML-Dokument” bestätigen.
Jetzt ist für jede verwendete Formatierung in der Signatur-Vorlage eine neue Formatvorlage erforderlich. Dazu blenden wir den Aufgabenbereich für Formatvorlagen ein: in Word 2010 und 2007 auf den kleinen Pfeil unten rechts in der Gruppe Start-Formatvorlagen klicken, oder in Word 2003 und 2002/XP Format-Formatvorlagen und Formatierung anwählen.
Nun den Text aus der Signatur markieren, für den wir eine neue Formatvorlage definieren wollen, und im Aufgabenbereich für Formatvorlagen auf das Symbol/die Schaltfläche Neue Formatvorlage klicken.
Word übernimmt als Vorgaben automatisch die Formatierung der aktuellen Markierung. Damit Überschneidungen mit herkömmlichen Formatvorlagen aus einer normalen E-Mail möglichst ausgeschlossen sind, vergeben wir zusätzlich einen Hinweis als Kennung des Signaturelements – z.B “Firma”.
Im besten Fall benötigen wir nur eine Formatvorlage, also dann, wenn der gesamte Signaturtext gleich formatiert ist. Wenn aber für den Namen oder Firma eine andere Schriftgröße als für die Anschrift gewählt wurde, ist eine zweite Formatvorlage für den Absatz mit dem Namen anzulegen. Einfach gesprochen:
Merke Nr. 3: Für jede Formatvariation in einer Signatur müssen weitere Formatvorlagen erstellt werden.
Wenn nun alle Formatvorlagen definiert sind, kann die Signaturdatei gespeichert werden. Fertisch.
Die Formatierung entspricht jetzt auch bei Antworten auf HTML-Mails immer dem Originalentwurf . Wat fürn Aufwand!
Ich verkneif mir hier den Kommentar und verweise auf meine Ausführungen zu Google Mail. Auch verstehe ich Firmen, die gänzlich auf E-Mail verzichten und Messenger benutzen. Wird sowieso kommen – ist halt einfach, unkompliziert und direkt.