Die Desktopbenachrichtigung für neue E-Mail-Nachrichten, die es seit Outlook 2003 gibt, wird beim Nachrichteneingang standardmäßig unten rechts über der Windows-Taskleiste angezeigt. In den Outlook-Optionen kann man die Anzeigedauer zwar auf bis zu 30 Sekunden verlängern. Aber das Manko, dass immer nur Infos zur letzten E-Mail angezeigt werden, lässt sich auch dort nicht beseitigen. Das ist also nicht sonderlich informativ und effektiv, zumal auch immer die werte Anwesenheit vorausgesetzt wird.
Besser informiert ein Benachrichtigungsfenster für neue Elemente, das mit einer Posteingangsregel angezeigt wird. In Outlook 2002/XP sieht dieses Fenster zwar etwas anders aus als in den Nachfolgeversionen. Aber die Funktion und die generelle Vorgehensweise zum Aktivieren des Fensters unterscheidet sich nicht. Eine Liste aller eingehenden E-Mails bleibt auf dem Bildschirm so lange sichtbar, bis sie geschlossen wird und so gehts:
- In Outlook 2010 im Menüband das Register Datei öffnen und dann die Kategorie Informationen anzeigen. Dort auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten klicken. In Outlook 2007 und Outlook 2003 heißt das Extras-Regeln und Benachrichtigungen. Und in Outlook 2002/XP Extras-Regel-Assistent.
- Im danach angezeigten Dialogfenster in Outlook 2010, 2007 und 2003 auf Neue Regel oder in Outlook 2002/XP auf die Schaltfläche Neu klicken.
- Jetzt eine Regel “ohne Vorlage” erstellen, die Nachrichten bei ihrer Ankunft prüft bzw. auf empfangene Nachrichten angewendet wird. In der Regelbeschreibung sollte anschließend nur noch der Text “Nach Erhalt einer Nachricht” stehen. Danach Klick auf Weiter.
- Damit die Regel für alle eingehenden Nachrichten gilt, im nächsten Schritt keine Bedingung auswählen, sondern sofort auf Weiter klicken. Den anschließenden Hinweis mit Ja bestätigen.
- Im folgenden Schritt ein Häkchen neben der Option im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen (Outlook 2010, 2007 und 2003) bzw. mich mit einer Info benachrichtigen (Outlook 2002/XP) setzen.
- Bevor es im Regel-Assistenten weitergeht, noch in der Regelbeschreibung bei “diesen Text” bzw. “eine Info” einen Hinweistext eingeben , der später dann im Kopf des Benachrichtigungsfensters angezeigt werden soll – z.B “Neue E-Mails sind vorhanden“. Die Eingabe mit Ok bestätigen und dann auf Weiter.
- Ausnahmen überspringen mit einem Klick auf Weiter.
- Zum Schluß noch einen Regelnamen eingeben – wie wäre es mit “E-Mail-Benachrichtigung“. Jetzt Klick auf Fertig stellen. Sollte eine Meldung über “Nur Client-Regeln” erscheinen, dann auf Ok.
Fertitsch. So sieht es aus.
Bei neuen E-Mails öffnet sich jetzt immer ein Fenster mit einer Liste der gerade eingegangenen Nachrichten. Daraus lässt sich eine E-Mail auch direkt öffnen. Das Fenster bleibt solange auf dem Bildschirm, bis es geschlossen wird. Falls in der Zwischenzeit weitere E-Mails eintreffen, werden diese ebenfalls in die Liste des Benachrichtigungsfensters aufgenommen. Feine Sache. Optisch zwar nicht gerade Eye-Candy, aber sehr funktional und effektiv.