Kategorien sind in Outlook eine feine Sache, um die Übersicht gerade bei vielen Kontakten, z.B. in einer Firmenumgebung, zu behalten. So erhalten in einem denkbaren Scenario die Ansprechpartner in einer Firma auch die gleiche Kategorie. Anstatt die Zuweisung mühsam und zeitraubend für jeden Kontakt einzeln vorzunehmen, geht das auch ruckizucki – so:
- In Outlook 2007, 2003 oder 2002/XP wählt man das Menü Ansicht-(Anordnen nach)-Aktuelle Ansicht-Nach Firma. In Outlook 2010 wechselt man in die Listenansicht und klickt dann auf Ansicht-Anordnung-Firma.
- Die Kontakte werden daraufhin automatisch nach Firmen zusammengefasst angezeigt. Nun mit der rechten Maustaste auf die Überschrift der Firma klicken, für die eine Kategorie zugewiesen werden soll.
- Über das Kontextmenü jetzt die Kategorien (Outlook 2003, 2002/XP und 2000) bzw. Kategorisieren (in Outlook 2010 und 2007) aufrufen.
- In Outlook 2010 und 2007 nun die gewünschte Farbe/Kategorie anklicken und anschließend noch eine Sicherheitsabfrage bestätigen. In den früheren Outlook Versionen erscheint zuerst die Sicherheitsabfrage und anschließend wählt man die gewünschte Kategorie aus.
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